Le Gala reconnaissance des bénévoles

Classifié au niveau III de la norme BNQ, le Gala reconnaissance des bénévoles est un événement audacieux accueillant 760 convives annuellement. Gratuit et accessible, le Gala a pris le virage numérique dans ses communications et a compensé en double ses émissions de GES. En plus d’offrir un menu local, le Gala composte 100% des matières organiques et redistribue les surplus.

Le Gala est un rendez-vous annuel visant à souligner la précieuse contribution des bénévoles. Événement gratuit, il propose un menu gastronomique de quatre services et un spectacle, en plus de se dérouler dans un lieu accessible aux personnes à mobilité réduite. La nature même du Gala en fait un événement d’une grande préoccupation sociale. L’inspiration du décor était « Garden Party » et la Ville a loué le mobilier, plusieurs équipements techniques et éléments de décoration. Le réemploi a été favorisé en récupérant des plantes extérieures pour agrémenter la salle ainsi que des livres voués au recyclage pour habiller les centres de table. 2016 a marqué le virage numérique dans le processus d’invitation et de mise en candidature. Les convives étaient d’ailleurs guidés par des hôtes munis d’un iPad pour consulter le plan de la salle. Les iPad ont été réutilisés pour sonder les convives sur les mesures écoresponsables. L'animateur a d'ailleurs présenté publiquement la démarche écoresponsable aux convives et a invité le Conseil québécois des événements écoresponsables à prendre la parole. 

La Ville s’est particulièrement démarquée en incluant plusieurs exigences de la norme BNQ 9700-253 dans son appel d’offre pour le service traiteur. La Ville a intégré des exigences minimales quant à l’utilisation d’ingrédients principaux locaux, biologiques ou équitables, reconnus ou certifiés de provenance régionale québécoise, en plus d’inclure l’obligation de remplir la déclaration de provenance locale et de certification. La Ville a fournit des liens web de fournisseurs lanaudois, biologiques et équitables. Une option végétarienne pour l’ensemble du repas était obligatoire. La vaisselle, la verrerie, la coutellerie et les serviettes de tables devaient être réutilisables. Le devis demandait également la comptabilisation des déplacements, l’obligation de suivre une courte formation en écoresponsabilité, de trier les matières (recyclables, compostables, ordures) et de redistribuer les surplus à un organisme. Enfin, le traiteur s’est ajusté pour les personnes avec intolérances et allergies. 

Le Gala a eu plusieurs impacts sociaux. Tout d'abord, la force de l'événement repose sur la volonté collective de mettre tout en œuvre pour en faire un événement écoresponsable. La démarche municipale en gestion responsable d'événement a été entamée en 2009 et depuis, l'équipe se l'ait approprié et cela se concrétise de plus en plus sur le terrain. Cela inclut notamment le service traiteur qui s’est surpassé dans l’approvisionnement local, biologique et équitable.

La Ville a misé sur l’accessibilité universelle de l’événement en invitant gratuitement les organismes reconnus par la Ville, en choisissant un lieu accessible aux personnes à mobilité réduite (8 personnes en chaises roulantes) et en offrant un menu adapté aux restrictions alimentaires (6 personnes). Comme c’est un événement couru, la Ville remet deux, quatre ou six billets par organisme, selon le niveau d’implication et l’offre de services de l’organisme à Repentigny. Il faut également souligner la redistribution de 38 portions du repas principal à l’organisme Regard en elle. 

La Gala a également eu des impacts économiques puisque la Ville a misé sur l’approvisionnement local. Par exemple, le traiteur a déclaré que 80% des coûts des ingrédients principaux sont de provenance locale ce qui est non négligeable sachant qu’il y a eu près de 800 couverts. 

Dès le premier paragraphe du devis pour le service traiteur, la Ville a mis la table quant à ses exigences en matière de gestion responsable : « Cet événement est organisé dans une perspective écoresponsable et est engagé dans l’atteinte du niveau trois de la norme BNQ 9700-253 Gestion responsable d’événement. Il s’agit du premier événement à Repentigny poursuivant un tel objectif, le tout s’inscrivant dans le renouvellement de la Politique environnementale de la Ville ». Ainsi, tout traiteur déposant une offre de service le faisait en toute connaissance de cause. Dans le devis, la Ville a intégré des exigences minimales quant à l’utilisation d’ingrédients principaux locaux, biologiques ou équitables, reconnus ou certifiés de provenance régionale québécoise, en plus d’inclure l’obligation de remplir la déclaration de provenance locale et de certification et de prévoir une option végétarienne pour l’ensemble du repas. La Ville a pris soin de dresser dans le devis une liste des sites web de différents fournisseurs lanaudois, biologiques et équitables afin d’outiller les soumissionnaires. Le contrat a été octroyé suivant une grille de pointage plutôt qu’au plus bas soumissionnaire. Ainsi, 25% des points étaient dédiés à la gestion responsable de l’événement. Selon le sondage réalisé lors du Gala, 97,14% des répondants trouvaient important qu’un événement comme le Gala privilégie l’approvisionnement local pour les aliments et 74,28% trouvaient important de consommer des aliments certifiés biologiques.

Pour en savoir plus : http://www.ville.repentigny.qc.ca/